fbpx

אסטרטגיה לניהול משימות: לרכז משימות דומות לפי סוג ותחום

אחד הקשיים הכי משמעותיים שיש לרבים מבעלי הפרעת הקשב 

זה לנהל ולארגן משימות, וכשלא מצליחים לארגן אותן, אז שוכחים או דוחים אותן 🙁

 

כלי משמעותי שיכול לסייע בנושא הוא:

לרכז משימות דומות

מה זה אומר? שהרבה פעמים קשה לנו לקפוץ בין סוגי משימות או נושאי משימות.

למשל, לעשות משימה של הבית ואז של העבודה, 

לעשות טלפון, מייל, לכתוב מכתב ועוד טלפון…

ולכן השיטה אומרת דבר כזה: 

  1. נקדיש פרק זמן לבצע את כל המשימות מאותו תחום. למשל: כל המשימות של העבודה, כל המשימות של הבית, כל המשימות שקשורות בבריאות וכו’
  2. נקדיש פרק זמן לבצע את כל המשימות מאותו סוג. למשל: זמן לעבודה משרדית, זמן לטלפון ללקוחות, זמן לכתיבת דו”חות, זמן למענה לאימיילים, זמן לפגישות וכו 
  3.  בתוך הזמן הזה נעשה רשימה של משימות שנתעדף ממה שהכי חשוב ודחוף לפחות חשוב ודחוף
  4.  תוספת שלי: פרק הזמן של כל “אינטרוול” כזה תלוי בזמן שלוקח לבצע כל משימה וגם ביכולת שלנו לבצע אותה. 

דוגמה לאיך עושים את זה בעבודה לפי סוג המשימה:
כשעבדתי במשרד כשכירה אהבתי לפתוח כל בוקר בלראות איך יראה היום שלי ביומן פגישות, אחר כך פתחתי את תיבת המייל. מה שיכולתי לענות מיד, עניתי והעפתי את זה מהראש שלי. מה שדרש בדיקה, מענה או משימה- כתבתי במחברת משימות. זה לקח לי בערך חצי שעה מכיוון שמידי יום בדקתי מיילים. 

את הפגישה הראשונה עם המטופל הייתי קובעת כחצי שעה לאחר שהגעתי לעבודה.

בסוף יום העבודה השארתי חצי שעה עד שעה לבדיקת המייל וסיום משימות שהייתי צריכה לסיים ולא הספקתי.

במהלך יום העבודה בדקתי בהפסקות בין הטיפולים ובזמן העבודה המשרדית מיילים שנכנסו כדי לוודא שאני לא מפספסת משהו דחוף, אבל מה שחשוב בעיקר זה שהקדשתי זמן לטיפול במסה של מיילים ולא הרגשתי שאני טובעת בהם. 

מאז שתכננתי לעצמי ככה את הלו”ז, הצלחתי לעבוד בצורה הרבה יותר יעילה.

זה נשמע כמו משהו מובן מאליו, אבל בפועל זה לא.

גם לי וגם להרבה מהמטופלים שלי עם הפרעת קשב יש נטייה שכל המשימות מתבלגנות, מה שבא ברוך הבא, אין סדר, אין מעקב, אין תיעדוף ויש הרבה לחץ של “אולי שכחתי משהו” ו”אני לא אספיק” או “אין לי כוח/ מצברוח לזה”.

אז השיטה הזו עוזרת לפתור חלק ניכר מהבעיות האלה, לפחות אצלי 🙂

מה אתם אומרים? תנסו את זה בבית, בעבודה או בלימודים במשהו קטן?

ענבל

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

להתקשר